Henkilötietojesi suoja Lowellissa

MIHIN TARKOITUKSEEN KERÄÄTTE JA KÄYTÄTTE HENKILÖTIETOJA?

Käytämme ja tallennamme asiakkaidemme, toimittajiemme, toimeksiantajiemme ja työnhakijoiden henkilötietoja eri tarkoituksissa. Näitä tarkoituksia ovat: 1) maksamattomien laskujen ja velkojen ostaminen ja perintä, 2) luottotietopalvelujen tuottaminen toisille yrityksille, 3) laskutuspalveluun liittyvä asiakaspalvelu, 4) toimittajasuhteiden hallinta, 5) asiakassuhteiden hoito ja markkinointi sekä 6) uusien työntekijöiden rekrytointi. Käsittelemme tietojasi vain, kun siihen on lainmukainen peruste.

Käytämme henkilötietoja myös kun hoidamme laskutusta toisen yrityksen puolesta palvelukumppanina. Näissä yhteyksissä toimimme henkilötietojen käsittelijänä, ja lisätietoja tietojen käsittelystä saat tällöin laskuttavalta yritykseltä (rekisterinpitäjältä).

PERINTÄ

Käsittelemme henkilötietoja silloin kun maksua ei ole suoritettu alkuperäisen sopimuksen ehtojen mukaan. Tietojen käsittelyn tarkoituksena on tällöin erääntyneen maksun tai velan perintä tai niiden ostaminen perittäväksi, joka voi perustua asiakkaamme eli laskuttajan/velkojan tekemään perintätoimeksiantoon tai tarjouspyyntöön tai siihen, että olemme ostaneet velan perintätarkoitusta varten.

Henkilötietoja voidaan käyttää perinnässä eri tilanteissa ja tarkoituksissa. Tietoja käsitellään ns. vapaaehtoisen perinnän sekä oikeudellisen perinnän suorittamiseksi, johon kuuluu myös rikos-, riita-, maksukyvyttömyys- ja hakemusasioiden hoitamista. Käytämme tietoja kun käsittelmme maksuja ja kun raportoimme perinnästä toimeksiantaja-asiakkaalle, viranomaisille (esim. ulosottoviranomaisille ja tuomioistuimille) ja maksuhäiriörekisteriä ylläpitäville luottotietoyhtiöille.

Hyvä asiakaspalvelu on keskeinen osa asiakaslähtöistä perintää. Käytämme henkilötietojasi palvelutilanteiden hoitamiseen ja todentamiseen, maksuvaihtoehtojen tarjoamiseen ja maksujärjestelyistä sopimiseen. Hyödynnämme asiakastietoja myös asiakkaiden palvelukäyttäytymisen tutkimisessa, tilastotarkoituksissa sekä palvelujen kehittämisessä, mihin liittyy henkilöstön kouluttaminen.

Käsittelemme henkilötietoja perinnän suunnittelua avustavassa profiloinnissa. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että voimme ohjata perinnän toimenpiteitä tapauskohtaisesti asiakashistoriatietojen perusteella tuotetun, tulevaa maksukäyttäytymistä koskevan ennusteen avulla. Käytämme tietoja myös perintätarkoitusta varten ostettavien velkakantojen analysointiin.

Lisäksi laki asettaa meille esimerkiksi asiakkaan tuntemiseen, kirjanpitoon, rahanpesun torjuntaan ja kansainvälisiin pakotteisiin liittyviä velvoitteita, joiden täyttäminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä.

LUOTTOTIETOPALVELUT

Käsittelemme ja välitämme henkilöiden tietoja sekä yritysten vastuuhenkilöiden tietoja luottotietopalveluissamme, joita tuotamme sopimuspalveluna muille luotonantajayrityksille. Käsittelemme henkilötietoja tässä yhteydessä henkilön tunnistamiseksi ja luottokelpoisuutta kuvaavien tietojen välittämiseksi. Palveluilla tuetaan asiakasyrityksemme luottopäätöksentekoa.

Tietoja käsitellään myös asiakasraportoinnissa, asiakaspalvelussa, palvelun kehittämisessä, henkilöstön kouluttamisessa sekä tilastotarkoituksissa.

Käytämme henkilötietoja myös luottotietopalveluja koskeviin lakisääteisiin velvoitteisiin, mm. luottotietokyselyjen tallentamiseen ja raportointiin pyydettäessä.

LASKUTUSPALVELUN ASIAKASPALVELU

Henkilötietojasi käytetään laskutuspalvelun asiakaspalvelun toteuttamiseen ja asiakkaan henkilöllisyyden todentamiseksi. Lowell saa laskuttajaltasi yksilöintitietoja ja vertaa niitä antamiisi tietoihin varmistuakseen henkilöllisyydestäsi.

Lowell käyttää yhteystietojasi myös saman laskuttajan perintäpalvelun toteuttamiseen, jotta palvelukokemuksesi olisi mahdollisimman sujuva.

Yhteystietojesi lisäksi Lowell voi käyttää myös laskutuksen asiakaspalvelun kautta saatua pankkitilinumeroasi myös mahdollisten liikasuoritusten palauttamiseen.

TOIMITTAJAHALLINTA

Käsittelemme ja tallennamme henkilötietoja palveluntarjoajan / palveluntarjoajaa edustavan henkilön tunnistamiseen, sopimussuhteen hoitamiseen, laskujen hallintaan sekä ostamaamme palveluun liittyvään yhteydenpitoon ja viestintään.

ASIAKKUUKSIEN HOITO JA MARKKINOINTI

Käsittelemme ja tallennamme henkilötietoja toimeksiantaja-asiakkaan / asiakasta edustavan henkilön tunnistamiseen, sopimussuhteen hoitamiseen, asiakassuhteeseen liittyvään yhteydenpitoon ja viestintään, palvelujamme koskevaan raportointiin sekä verkko- ja extranetpalvelujemme käyttäjien tunnistamiseen.

Käytämme ammattirooliin liittyviä henkilötietoja myös yrityksille suunnattujen palvelujemme myynnissä, markkinoinnissa ja uudelleenmarkkinoinnissa.

Lisäksi lainsäädäntö asettaa meille esimerkiksi asiakkaan tuntemiseen, rahanpesun torjuntaan ja kansainvälisiin pakotteisiin liittyviä velvoitteita, joiden täyttäminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä.

REKRYTOINTI

Käsittelemme ja tallennamme henkilötietoja meille lähetettyjen työhakemusten läpikäymisessä, työhakuun liittyvissä haastatteluissa sekä työsopimuksen solmimisessa.

MILLÄ PERUSTEELLA KÄSITTELETTE TIETOJANI?

Käsittelemme henkilötietoja vain silloin, kun siihen on lainmukainen peruste. Usein tietojen käyttö perustuu toimeksiantaja-asiakkaamme kanssa tehdyn sopimuksen tai ns. oikeutettujen etujen toteuttamiseen. Yleensä tietojen käsittelyyn ei siis tarvita suostumustasi.

PERINTÄ

Perinnässä henkilötietojen käsittely perustuu maksua koskevan sopimuksen toteuttamiseen. Tietojen käsittely ei siis edellytä suostumustasi, vaan perusteena on aiemmin tekemäsi sopimus joko asiakkaamme tai Lowellin kanssa.

Henkilötietoja käytetään perinnässä myös yleisen edun toteuttamiseksi. Maksamattomien laskujen ja velkojen asiakaslähtöinen, ammattimainen perintä mahdollistaa luotonantoon perustuvan talouden toiminnan vähentämällä luotonannon häiriöitä ja luottotappioita. Hyvin toimivat perinnän palvelut turvaavat tasapuoliset luotonsaannin mahdollisuudet sekä kohtuulliset luottokustannukset kuluttajille ja yrityksille.

Joissakin tilanteissa tietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen. Näitä ovat mm. asiakkaan tunnistaminen, rahanpesun torjunta, kansainväliset pakotteet, viranomaistiedusteluihin vastaaminen sekä kirjanpito.

Voimme käsitellä henkilötietojasi myös antamasi suostumuksen perusteella. Tällöin kyseessä ovat sinulta saamamme lisätiedot, jotka voivat koskea esimerkiksi terveydentilaasi. Suostumuksellasi voimme myös luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille. Ilman suostumustasi emme anna henkilötietoja sivullisille.

Käsittelemme henkilötietojasi myös oikeutettujen etujemme perustella. Ne liittyvät liiketoiminnan harjoittamiseen ja asianmukaisten, asiakkaidemme tarpeisiin vastaavien perintäpalvelujen tuottamiseen ja kehittämiseen.

LUOTTOTIETOPALVELUT

Luottotietopalveluissamme henkilö- ja vastuuhenkilötietojen käsittely ja välittäminen perustuu lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen (esim. luottotietolaki) sekä ns. oikeutettujen etujemme toteuttamiseen – käytännössä palvelumme toteuttamiseen, kehittämiseen ja laadunvarmistukseen siten kuin olemme asiakasyrityksemme ja luottotietoyhtiöiden kanssa sopineet.

LASKUTUSPALVELUN ASIAKASPALVELU

Laskutuksen asiakaspalvelussa henkilötietojen käsittely perustuu laskua koskevan sopimuksen toteuttamiseen. Tietojen käsittely ei siis edellytä suostumustasi, vaan perusteena on aiemmin tekemäsi sopimus laskutusasiakkaamme kanssa.

Käsittelemme henkilötietojasi myös oikeutettujen etujemme perusteella. Ne liittyvät liiketoiminnan harjoittamiseen ja asianmukaisten, asiakkaidemme sekä sinun tarpeitasi vastaavien asiakaspalvelujen tuottamiseen ja kehittämiseen.

TOIMITTAJAHALLINTA

Toimittajasuhteissa henkilötietojen käyttö perustuu meidän ja toimittajamme välisen palvelusopimuksen tekemiseen ja toteuttamiseen sekä palvelukumppanuuksiin liittyvien ns. oikeutettujen etujen toteuttamiseen. Näitä oikeutettuja etuja ovat tässä yhteydessä viestintä ja toimittajatietojen ylläpito.

ASIAKKUUKSIEN HOITO JA MARKKINOINTI

Sopimusasiakassuhteissa henkilötietojen käyttö perustuu meidän ja asiakkaamme välisen palvelusopimuksen tekemiseen ja toteuttamiseen sekä palvelukumppanuuksiin liittyvien ns. oikeutettujen etujen toteuttamiseen. Näitä oikeutettuja etuja ovat tässä yhteydessä viestintä sekä yritysasiakkaille suunnattu palvelujen markkinointi ja suoramarkkinointi.

Henkilötietoja käytetään myös lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi, jotka liittyvät esimerkiksi asiakkaan tuntemiseen ja rahanpesun torjuntaan.

Joissakin tilanteissa tietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen. Näitä ovat mm. asiakkaan tunnistaminen, rahanpesun torjunta ja kansainväliset pakotteet.

REKRYTOINTI

Työnhakijoiden henkilötietojen käsittely perustuu hakuprosessiin osallistuvan työnhakijan pyyntöön ja/tai suhteeseen (ns. oikeutettu etu) joka syntyy, kun työnhakija jättää hakemuksensa tullakseen valituksi meillä avoinna olevaan tehtävään.

VOINKO PERUUTTAA SUOSTUMUKSENI TIETOJEN KÄSITTELYLLE?

Käytämme joissakin tapauksissa henkilötietojasi antamallasi suostumuksella. Tällöin sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus.

Ilmoituksen voi tehdä asiakaspalveluumme.

Peruutusilmoituksen jälkeen emme enää käsittele suostumukseen perustuvia tietoja. Peruutus ei kuitenkaan vaikuta aiemmin tapahtuneeseen tietojen käyttöön, eikä suostumuksen peruuttaminen estä tietojesi käyttöä silloin, kun sille on joku toinen lainmukainen peruste – kuten sopimuksen toteuttaminen.

Lisätietoja tietojen käytöstä omalla suostumuksellasi löydät kohdasta Millä perusteella käsittelette tietojani?

MITÄ TIETOJANI KÄSITTELETTE?

PERINTÄ

Käytämme ja käsittelemme perinnässämme seuraavia tietoja asiakkaasta:

Yksilöinti- ja tuntemistiedot (ml. henkilötunnus)
Yhteystiedot (esim. osoite ja puhelinnumero)
Edustajan tai asiamiehen tiedot
Edunvalvontaa koskevat tiedot
Velkaa koskevat tiedot
Maksusuoritukset
Perinnän osalta suunnitellut tai tekemämme toimenpiteet, kuten tiedot lähetetyistä perintäkirjeistä tai sovituista maksusuunnitelmista
Tieto siitä, missä vaiheessa perintäprosessia asia on (esim. haaste, ulosotto)
Pankkiyhteystiedot
Luottotiedot
Tiedot tuloista, menoista ja varallisuudesta
Roolit ja vastuu yritystoiminnassa
Verotusta koskevat tiedot
Maksukykyä kuvaavat tiedot
Yhteydenottoja, asiointi- ja palvelutilanteita koskevat tiedot
Puhelutallenteet
Terveystiedot (silloin kun ne on saatu henkilöltä omalla suostumuksella tai velan perusteena ja tiedot ovat perinnän kannalta välttämättömiä)

Asiakasta voi perinnässä edustaa edunvalvoja, asiamies tai muu yhteyshenkilö, pesänselvittäjä tai velkaneuvoja. Perinnän sidosryhmiä ovat myös toimeksiantaja-asiakkaamme edustajat sekä ulosottoviranomaiset. Heidän kohdallaan käsittelemme:

Yksilöinti- ja tuntemistiedot (ml. henkilötunnus)
Yhteystiedot (esim. osoite ja puhelinnumero)
Tehtävänimike yrityksessä/organisaatiossa
Yhteydenottoja, asiointi- ja palvelutilanteita koskevat tiedot
Puhelutallenteet

LUOTTOTIETOPALVELUT

Luottotietopalvelussa käsittelemme ja välitämme luottotietokyselyn kohteena olevan henkilön tietoja:

Yksilöintitiedot (ml. henkilötunnus)
Luottotiedot (henkilötietojen käsittelijänä)
Henkilön vastuuasemat yritystoiminnassa (henkilötietojen käsittelijänä)
Kyselytiedot: luottotietokyselyt ja niiden tekijä

LASKUTUSPALVELUN ASIAKASPALVELU

Laskutuspalvelun yhteydessä tapahtuvan asiakaspalvelun yhteydessä käsittelemme seuraavia loppuasiakkaiden tietoja:

Yksilöintitiedot (ml. henkilötunnus)
Yhteystiedot (esim. osoite ja puhelinnumero)
Tieto siitä, missä vaiheessa laskutusprosessia asia on
Pankkiyhteystiedot
Maksusuoritukset
Yhteydenottoja, asiointi- ja palvelutilanteita koskevat tiedot
Puhelutallenteet

TOIMITTAJAHALLINTA

Toimittajasuhteiden hallinnassa käsittelemme toimittajayritysten ja niiden edustajien tietoja:

Yksilöinti- ja tuntemistiedot
Yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
Tehtävänimike
Yhteydenottoja, asiointi- ja palvelutilanteita koskevat tiedot

ASIAKKUUKSIEN HOITO JA MARKKINOINTI

Asiakkuuksien ylläpidossa ja yrityksille suunnatussa palvelujen markkinoinnissa käsittelemme nykyisten ja potentiaalisten asiakasyritysten edustajien sekä palvelujemme käyttäjien tietoja:

Yksilöinti- ja tuntemistiedot
Yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
Tehtävänimike yrityksessä
Yhteydenottoja, asiointi- ja palvelutilanteita koskevat tiedot
Puhelutallenteet
Kyselytiedot: luottotietokyselyt ja niiden tekijä (luottotietopalvelujen käyttäjät)

Lisäksi rahanpesulainsäädäntö velvoittaa selvittämään toimeksiannon antavan asiakasyrityksen tai henkilöasiakkaan edustajan nimen, syntymäajan ja henkilötunnuksen, oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet ja oikeushenkilön tosiasiallisten edunsaajien nimen, syntymäajan, suomalaisen henkilötunnuksen ja sen puuttuessa kansalaisuuden. Lisäksi kerätään tietoja henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan, kuten passin nimestä, numerosta ja muusta tunnistetiedosta. Rahanpesulainsäädännön nojalla kerätään tietoja myös käytettävästä pankki- tai maksutilistä ja asiakkaan taloudellisesta asemasta.

REKRYTOINTI

Työnhakijoista voimme käyttää seuraavia henkilötietoja:

Yksilöintitiedot
Yhteystiedot (esim. osoite ja puhelinnumero)
Työhakemuksen sisältämät tiedot (ml. suositustiedot ja työhistoriatiedot)
Luottotiedot (avoimeen tehtävään valitun henkilön kohdalla)
Soveltuvuusarvioinnin perustella saadut tiedot

MISTÄ SAATTE TIETONI?

PERINTÄ

Perinnän palveluissa saamme tietosi yleensä alla olevista lähteistä:

Toimeksiantaja-asiakkaaltamme tai alkuperäiseltä velkojalta
Asiakkaalta eli sinulta (esim. kun asioit kanssamme tai maksat laskun/velan)
Asiakkaan edustalta/asiamieheltä/edunvalvojalta
Tekemiemme toimenpiteiden kautta
Lowellin muista konserniyhtiöistä
Ulosottoviranomaisilta (ulosottoa koskevat tiedot)
Tuomioistuimilta (oikeudellista perintää koskevat tiedot)
Digi- ja väestötietovirastosta (osoite- ja henkilötiedot)
Oikeusrekisterikeskuksesta (konkurssi-, yrityssaneeraus- ja velkajärjestelytiedot)
Luottotietoyhtiöstä/rekisteristä (julkiset maksuhäiriömerkinnät)
Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä YTJ (yritystiedot)
Verottajalta (julkiset verotiedot)
Patentti- ja rekisterihallituksesta PRH (yksilöintitiedot)
Numero-, osoite- ja yhteystietopalveluyrityksiltä (puhelinnumero, osoitetiedot)
Viranomaisten sanktiotietokannoista (esim. EU:n pakotteet)

Saatamme pyytää sinulta lisätietoja, mutta sinulla ei ole velvollisuutta tietojen antamiseen. Tietojen antamatta jättäminen voi kuitenkin vaikuttaa kannaltasi kielteisesti, esimerkiksi silloin kuin on tarve osoittaa, että velka on maksettu tai reklamaatiolla on perusteet.

LUOTTOTIETOPALVELUT

Luottotietopalvelussa käsittelemämme ja välittämämme henkilötiedot saadaan seuraavista lähteistä:

Luotonantaja-asiakkaalta
Asiakkaalta eli sinulta
Luottotietoyhtiöstä/rekisteristä
Digi- ja väestötietovirastosta
Tekemiemme toimenpiteiden kautta
Numero- ja osoitepalveluyrityksiltä

Sinulla ei ole velvollisuutta antaa itsestäsi tietoja. Tietojen antamatta jättäminen ei kuitenkaan estä sinua koskevan luottotietokyselyn tekemistä ja tietojen välittämistä.

LASKUTUSPALVELUN ASIAKASPALVELU

Laskuttaja-asiakkaalta
Asiakkaalta eli sinulta

TOIMITTAJAHALLINTA

Toimittajayrityksestä, jota edustat

Toimittajayritystä edustavalta yhteyshenkilöltä eli sinulta
Tekemiemme toimenpiteiden kautta
Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ)
Numero- ja osoitetietojen tarjoajilta
Luottotietoyhtiöiltä/luottotietorekistereistä

ASIAKKUUDEN HOITO JA MARKKINOINTI

Asiakastamme tai potentiaalista asiakasta edustavien yhteyshenkilöistä saamme tietoja:

Asiakasyrityksestä, jota edustat
Asiakasyritystä edustavalta yhteyshenkilöltä eli sinulta
Tekemiemme toimenpiteiden kautta
Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ)
Markkinointitietoyhtiöiltä
Numero- ja osoitetietojen tarjoajilta
Luottotietoyhtiöstä/rekisteristä

Sinulla ei ole lakiin tai asiakassopimukseen perustuvaa velvollisuutta antaa itseäsi koskevia tietoja. Pyydettyjen tietojen antamatta jättäminen voi kuitenkin vaikuttaa niin, että et voi käyttää kaikkia palvelujamme tai et saa meiltä tietoa palveluistamme.

REKRYTOINTI

Hakiessamme henkilöä avoinna olevaan tehtävään saamme henkilön tietoja:

Hakijalta itseltään
Hakijan nimeämältä suosittelijalta
Luottotietoyhtiöstä/rekisteristä
Soveltuvuusarviointi- ja rekrytointikonsulteilta

Työnhakijana sinulla ei ole lakiin tai sopimukseen perustuvaa velvollisuutta antaa meille tietojasi, mutta työnhaun kannalta tarpeellisten tietojen antamatta jättäminen johtaa siihen, että hakemus käsitellään puutteellisin tiedoin tai että sitä ei käsitellä lainkaan.

KENEN KANSSA JAATTE TIETOJANI?

Emme luovuta tai myy henkilötietojasi kolmansille osapuolille ilman antamaasi suostumusta tai muuta lainmukaista perustetta.

PERINTÄ

Voimme antaa henkilötietojasi sellaisille tahoille, jotka liittyvät palvelujemme toteuttamiseen sekä muille Lowell-konsernin liikekumppaneillemme.

Toimeksiantaja-asiakkaalle, jonka saatavaa perimme palvelukumppanina
Asiakkaalle eli sinulle
Asiakkaan edustajalle/asiamiehelle/edunvalvojalle
Tuomioistuimelle
Ulosottoviranomaiselle
Toimintaamme valvoville viranomaisille eli kuluttaja- ja kilpailuviranomaisille sekä aluehallintoviranomaisille
Poliisille
Tuomioistuinten määräämälle selvittäjälle
Luottotietoyhtiölle
Numero-, osoite- ja yhteystietopalveluyrityksille tietojen tarkistamista varten
Digi- ja väestötietovirastolle tietojen tarkistamista varten
Ulkopuolisille palveluntarjoajille (esim. tilintarkastaja, kirjanpitäjä, tulostus- ja postitusyhtiöt, asianajotoimistot, neuvonantajat ja IT-palvelutoimittajat)
Lowellin konserniyhtiöille
Perintäasiamiehille
Vakuutusyhtiölle
Rahoittajillemme ja yhteissijoittajille sekä heidän neuvonantajilleen esimerkiksi osana auditointia ja/tai sopimusneuvotteluja
Kolmansille osapuolille ja heidän neuvonantajilleen osana yritysjärjestelyjä tai saatavien siirtoa koskevia neuvotteluja ja niiden toteuttamista

Käsittelemme pääsääntöisesti henkilötietojasi Euroopan talousalueen sisällä. Jossain tilanteissa, kuten kansainvälisen perinnän yhteydessä henkilötietojasi voidaan luovuttaa myös kolmansissa maissa oleville asiamiehillemme, mikäli se on välttämätöntä siitä syystä, että asiakas asuu kyseisessä maassa. Lisäksi osa käyttämistämme ulkopuolisista palveluntarjoajista sekä Lowell-konsernin yhtiöistä, rahoittajista, yhteissijoittajista tai muista kolmansista osapuolista ja niiden neuvonantajista, joilla voi olla pääsy henkilötietoihin, voivat sijaita Euroopan talousalueen ulkopuolella kuten Iso-Britanniassa tai Yhdysvalloissa. Edellä mainittuja tiedonsiirtoja voidaan toteuttaa vain, mikäli EU:n komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojataso on riittävä, käytössä on asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat suojatoimet kuten EU:n hyväksymät mallisopimuslausekkeet tai yritystä koskevat sitovat säännöt, tai jos kyse on erityistilanteita koskevista poikkeuksista, kuten esimerkiksi sopimuksen täytäntöönpaneminen tai oikeusvaateen esittäminen.

LUOTTOTIETOPALVELUT

Luottotietopalveluissa henkilötietojasi voidaan antaa:

Palvelua käyttäville luotonantajayrityksille
Luottotietokyselyn kohteena olevalle henkilölle itselleen
Luottotietoyhtiöille
Digi- ja väestötietovirastolle
Ulkopuolisille palveluntarjoajille (esim. tilintarkastaja, kirjanpitäjä, neuvonantajat ja IT-palvelutoimittajat)
Lowellin konserniyhtiöille
Vakuutusyhtiölle
Rahoittajillemme sekä heidän neuvonantajilleen esimerkiksi osana auditointia ja/tai sopimusneuvotteluja
Kolmansille osapuolille ja heidän neuvonantajilleen osana yritysjärjestelyjä koskevia neuvotteluja ja niiden toteuttamista

Voimme jossain tilanteessa siirtää henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, koska osa käyttämistämme ulkopuolisista palveluntarjoajista sekä Lowell-konsernin yhtiöistä, rahoittajista tai muista kolmansista osapuolista tai niiden neuvonantajista, joilla voi olla pääsy henkilötietoihin, voivat sijaita Euroopan talousalueen ulkopuolella kuten Iso-Britanniassa tai Yhdysvalloissa. Edellä mainittuja tiedonsiirtoja voidaan toteuttaa vain, mikäli EU:n komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojataso on riittävä, käytössä on asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat suojatoimet kuten EU:n hyväksymät mallisopimuslausekkeet tai yritystä koskevat sitovat säännöt, tai jos kyse on erityistilanteita koskevista poikkeuksista, kuten esimerkiksi sopimuksen täytäntöönpaneminen tai rekisteröidyn antama suostumus.

LASKUTUSPALVELUN ASIAKASPALVELU

Laskutuspalvelun asiakaspalvelun yhteydessä kerättyjä henkilötietojasi voidaan luovuttaa niille Lowellin sopimusasiakkaille, joiden laskutusasioita Lowell hoitaa.

Tietoja luovutetaan vain sellaisille sopimusasiakkaille, jotka ovat lähettäneet sinulle laskun.

Tietojasi voidaan luovuttaa Lowellin alihankkijoille, kuten tulostus- ja postitusyhtiöille ja IT-palvelutoimittajille sekä Lowellin konserniyhtiöille, rahoittajille ja kolmansille osapuolille sekä heidän neuvonantajilleen osana yritysjärjestelyjä koskevia neuvotteluja ja niiden toteuttamista.

Käsittelemme pääsääntöisesti henkilötietoja Euroopan talousalueen sisällä. Jossain tilanteissa voimme siirtää henkilötietoja myös Euroopan talousalueen ulkopuolelle, koska osa käyttämistämme ulkopuolisista palveluntarjoajista sekä Lowell-konsernin yhtiöistä, rahoittajista tai muista kolmansista osapuolista tai niiden neuvonantajista, joilla voi olla pääsy henkilötietoihin , voivat sijaita Euroopan talousalueen ulkopuolella kuten Iso-Britanniassa tai Yhdysvalloissa. Edellä mainittuja tiedonsiirtoja voidaan toteuttaa vain, mikäli EU:n komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojataso on riittävä, käytössä on asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat suojatoimet kuten EU:n hyväksymät mallisopimuslausekkeet tai yritystä koskevat sitovat säännöt, tai jos kyse on erityistilanteita koskevista poikkeuksista, kuten esimerkiksi sopimuksen täytäntöönpaneminen tai rekisteröidyn antama suostumus.

TOIMITTAJAHALLINTA

Voimme luovuttaa toimittajayritysten, niiden yhteyshenkilöiden ja edustajien henkilötietoja:

Ulkopuolisille palveluntarjoajille (esim. tilintarkastaja, kirjanpitäjä, laskunhallinta, tulostus- ja postitusyhtiöt, neuvonantajat, viestintäyhtiöt ja IT-palvelutoimittajat)
Toimittajayritykselle, jota yhteyshenkilö edustaa
Yhteyshenkilölle itselleen
Lowellin konserniyhtiölle
Vakuutusyhtiölle
Rahoittajillemme sekä heidän neuvonantajilleen esimerkiksi osana auditointia ja/tai sopimusneuvotteluja
Kolmansille osapuolille ja heidän neuvonantajilleen osana yritysjärjestelyjä koskevia neuvotteluja ja niiden toteuttamista

Käsittelemme pääsääntöisesti henkilötietoja Euroopan talousalueen sisällä. Jossain tilanteissa voimme siirtää henkilötietoja myös Euroopan talousalueen ulkopuolelle, koska osa käyttämistämme ulkopuolisista palveluntarjoajista sekä Lowell-konsernin yhtiöistä, rahoittajista tai muista kolmansista osapuolista tai niiden neuvonantajista, joilla voi olla pääsy henkilötietoihin, voivat sijaita Euroopan talousalueen ulkopuolella kuten Iso-Britanniassa tai Yhdysvalloissa. Edellä mainittuja tiedonsiirtoja voidaan toteuttaa vain, mikäli EU:n komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojataso on riittävä, käytössä on asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat suojatoimet kuten EU:n hyväksymät mallisopimuslausekkeet tai yritystä koskevat sitovat säännöt, tai jos kyse on erityistilanteita koskevista poikkeuksista, kuten esimerkiksi sopimuksen täytäntöönpaneminen tai rekisteröidyn antama suostumus.

ASIAKKUUKSIEN HOITO JA MARKKINOINTI

Voimme luovuttaa asiakasyritysten edustajien ja potentiaalisten asiakasyritysten edustajien henkilötietoja:

Ulkopuolisille palveluntarjoajille (esim. tilintarkastaja, kirjanpitäjä, laskunhallinta, tulostus- ja postitusyhtiöt, neuvonantajat, viestintäyhtiöt, markkinointi- ja suoramarkkinointiyhtiön ja IT-palvelutoimittajat)
asiakasyritykselle, jota yhteyshenkilö edustaa
yhteyshenkilölle itselleen
Lowellin konserniyhtiölle
Vakuutusyhtiölle
Rahoittajillemme sekä heidän neuvonantajilleen esimerkiksi osana auditointia ja/tai sopimusneuvotteluja
Kolmansille osapuolille ja heidän neuvonantajilleen osana yritysjärjestelyjä koskevia neuvotteluja ja niiden toteuttamista

Käsittelemme pääsääntöisesti henkilötietoja Euroopan talousalueen sisällä. Jossain tilanteissa voimme siirtää henkilötietoja myös Euroopan talousalueen ulkopuolelle, koska osa käyttämistämme ulkopuolisista palveluntarjoajista sekä Lowell-konsernin yhtiöistä, rahoittajista tai muista kolmansista osapuolista tai niiden neuvonantajista, joilla voi olla pääsy henkilötietoihin, voivat sijaita Euroopan talousalueen ulkopuolella kuten Iso-Britanniassa tai Yhdysvalloissa. Edellä mainittuja tiedonsiirtoja voidaan toteuttaa vain, mikäli EU:n komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojataso on riittävä, käytössä on asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat suojatoimet kuten EU:n hyväksymät mallisopimuslausekkeet tai yritystä koskevat sitovat säännöt, tai jos kyse on erityistilanteita koskevista poikkeuksista, kuten esimerkiksi sopimuksen täytäntöönpaneminen tai rekisteröidyn antama suostumus.

REKRYTOINTI

Voimme antaa työnhakijan tietoja:

soveltuvuusarviointia suorittavalle palveluntarjoajalle (vain suostumuksellasi)
tietojärjestelmätoimittajalle
Lowellin konserniyhtiölle

Käsittelemme pääsääntöisesti henkilötietoja Euroopan talousalueen sisällä. Lowell -konsernin sisällä henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan talousalueen ulkopuolelle, koska osa Lowell -konsernin yhtiöistä sijaitsee Iso-Britanniassa. Lisäksi osa käyttämistämme ulkopuolisista palveluntarjoajista, joilla voi olla pääsy henkilötietoihin palvelun tuottamisen yhteydessä, voivat sijaita Euroopan talousalueen ulkopuolella kuten Iso-Britanniassa tai Yhdysvalloissa. Edellä mainittuja tiedonsiirtoja voidaan toteuttaa vain, mikäli EU:n komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojataso on riittävä, käytössä on asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat suojatoimet kuten EU:n hyväksymät mallisopimuslausekkeet tai yritystä koskevat sitovat säännöt, tai jos kyse on erityistilanteita koskevista poikkeuksista, kuten esimerkiksi sopimuksen täytäntöönpaneminen tai rekisteröidyn antama suostumus.

KUINKA KAUAN SÄILYTÄTTE TIETOJANI?

Säilytämme tietojasi niin kauan kun se on tarpeellista sitä tarkoitusta varten, johon tiedot on kerätty ja tallennettu.

PERINTÄ

Vaikka perintä olisi päättynyt säilytämme tietojasi niin kauan, kun se on tarpeellista sitä tarkoitusta varten, johon tiedot on kerätty. Tarve tietojesi säilyttämiseen perustuu esim. lainsäädäntöön tai toimeksiantaja-asiakkaamme kanssa tekemäämme palvelusopimukseen. Puhelutallenteita säilytetään kuuden kuukauden ajan, ellei pidempi säilytysaika ole tarpeen esimerkiksi asian riitautuksen vuoksi.

Perintätoiminnan harjoittajan on lain mukaan säilytettävä perintätoimintaan liittyvät asiakirjat ja tiedot viiden vuoden ajan perintätoimenpiteiden päättymisestä, jollei muualla laissa säädetä pitemmästä säilytysajasta.

Asiakkaalla ja perintätoimintaa valvovalla viranomaisella (Kuluttaja- ja kilpailuvirasto, Aluehallintovirasto) on oikeus tehdä perintätoimiin liittyviä tiedusteluja ja esittää vaatimuksia vielä perinnän päättymisen jälkeen. Myös tämän vuoksi tietojen säilyttäminen on tarpeellista perinnän päättymisen jälkeenkin.

Asiakkaan tuntemiseen, rahanpesun torjuntaa ja kirjanpitoon liittyviä henkilötietoja säilytämme laissa säädetyn ajan. Rahanpesun torjuntaan liittyen asiakkaan tuntemista koskevat tiedot on lain mukaan säilytettävä viiden vuoden ajan liiketoimen suorittamisesta.

LUOTTOTIETOPALVELUT

Säilytämme palvelussa käsiteltyjä henkilötietoja 3 vuotta luottotietokyselyn tekemisestä.

LASKUTUSPALVELUN ASIAKASPALVELU

Säilytämme tietojasi niin kauan, kun se on tarpeellista sitä tarkoitusta varten, johon tiedot on kerätty. Tarve tietojesi säilyttämiseen perustuu esim. lainsäädäntöön tai laskutusasiakkaamme kanssa tekemäämme palvelusopimukseen.

TOIMITTAJAHALLINTA

Toimittajasuhteiden ylläpidossa käyttämiämme tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista ja asianmukaisia käyttötarkoitukseen nähden.

ASIAKKUUDEN HOITO JA MARKKINOINTI

Asiakassuhteiden ylläpidossa ja markkinoinnissa käyttämiämme tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista ja asianmukaisia käyttötarkoitukseen nähden.

REKRYTOINTI

Ulkoiset työnhakijat hakevat avoimia työpaikkoja HRM järjestelmämme kautta jolloin heille muodostuu järjestelmään hakijaprofiili. Työnhakijan hakemus etenee järjestelmässä rekrytointiprosessimme mukaisesti. Vaikka työnhakijaa ei palkata, heidän hakijaprofiilinsa jää voimaan. Jos työnhakija ei kirjaudu profiiliinsa 12 kuukauteen profiili poistuu järjestelmästä.

KÄYTÄTTEKÖ TIETOJANI AUTOMAATTISIIN PÄÄTÖKSIIN TAI PROFILOINTIIN?

Käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja automaattisesti perinnän asiakaslähtöistä ohjaamista ja luotonannon riskien hallintaa varten.

PERINTÄ

Käytämme henkilötietojen automaattiseen käsittelyyn perustuvaa profilointia perintätoimien suunnitteluun. Tarkoituksena on arvioida asiakkaan maksukykyä ja ennakoida tulevaa maksukäyttäytymistä perintähistoriaa koskevien tietojen sekä julkisten luotto- ja verotietojen avulla. Tietojen perustella tuotettu ennuste ohjaa automaattisessa prosessissa valitsemaan asiakkaan kannalta järkevät perinnän toimenpiteet ja auttaa välttämään turhat, kustannuksia lisäävät toimenpiteet.

Automatisoidusta tietojen käsittelystä ei aiheudu asiakkaalle merkittäviä seurauksia eikä se vaikuta asiakkaan oikeuksiin. Tarkoituksena on esimerkiksi etukäteen tunnistaa ne tapaukset ja tilanteet, joissa oikeudellisen perinnän aloittaminen ei ole tarkoituksenmukaista.

REKRYTOINTI

Käytämme joidenkin rekrytointien yhteydessä automaattista päätöksentekoprosessia. Näissä tilanteissa rekrytointi sisältää kysymyksiä, joihin toivomme sinulta vastausta hakemuksen jättämisen yhteydessä. Kysymysten tarkoituksena on selvittää, siirretäänkö hakemuksesi rekrytointiprosessin seuraavaan vaiheeseen. Automaattinen päätöksentekoprosessi käyttää hakemusprosessin yhteydessä antamaasi vastausta, päättääkseen täytätkö vähimmäisvaatimukset avoinna olevaan rooliimme Lowellilla.

Automaattinen päätöksentekoprosessi on välttämätön työsopimuksen tekemisen kannalta ja se auttaa meitä varmistamaan, että päätöksemme ovat nopeita, oikeudenmukaisia, tehokkaita ja tarkkoja perustuen meille antamiisi tietoihin. Kysymme asioita, jotka ovat oleellisia haussa olevan tehtävän ja työsuhteen kannalta Lowellissa.

Jos päätämme olla etenemättä hakemuksesi kanssa antamasi vastauksen pohjalta, sinulla on oikeus pyytää meitä tarkistamaan automatisoidun päätöksen, jonka olemme tehneet vastauksesi perusteella.

Jos haluat käyttää automaattisen päätöksentekoon liittyviä GDPR oikeuksiasi, ota yhteyttä hr.nordics@lowell.com.

MITEN VOIN TARKISTAA OMAT TIETONI?

Sinulla on oikeus saada itsellesi sinua koskevat tiedot, joita käsittelemme. Toimitamme tiedot sinulle kirjallisesti viimeistään kuukauden kuluttua pyynnöstäsi.

Voit pyytää omat tietosi:

sähköisellä lomakkeella – varmistamme henkilöllisyytesi pankkitunnuksilla
lähettämällä kirjallisen pyynnön osoitteeseen Lowell Suomi Oy, Rekisteripalvelut, PL 20, 20101 Turku – huomaathan allekirjoittaa pyyntösi omakätisellä allekirjoituksella
soittamalla asiakaspalveluumme

Jos pyydät omia tietojasi sopimusasiakkaamme tai palvelujemme käyttäjänä, ilmoitathan pyynnössäsi myös edustamasi yrityksen tai organisaation nimen.

Pyrimme käsittelemään pyyntösi mahdollisimman pian. Jos emme jostakin syystä voi toteuttaa pyyntöäsi kuukauden kuluessa, ilmoitamme siitä.

Henkilöllisyytesi suojaamiseksi sähköiset pyynnöt varmennetaan pankkitunnuksilla ja kirjalliset pyynnöt omakätisellä allekirjoituksella. Asiakaspalvelupuheluissa varmistamme soittajan henkilöllisyyden ns. kontrollikysymyksillä.

Puhelutallenteita säilytetään kuuden kuukauden ajan, ellei pidempi säilytysaika ole tarpeen esimerkiksi asian riitautuksen vuoksi.

Omien tietojen tilaus

MITÄ MUITA OIKEUKSIA MINULLA ON?

OMIEN TIETOJEN OIKAISEMINEN

Jos huomaat puutteita tai virheitä tiedoissasi joita käsittelemme, sinulla on oikeus pyytää niiden korjaamista. Kun lähetät meille korjauspyynnön, yksilöithän korjattavan tiedon tarkasti ja kerrothan myös perusteet sille, miksi tieto pitää oikaista.

OMIEN TIETOJEN POISTAMINEN

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista, 1) jos tietojasi ei enää tarvita tarkoitukseen, johon ne kerätty, 2) jos peruutat antamasi suostumuksen, 3) jos vastustat tietojesi käsittelyä tai 4) jos tietojasi on käsitelty lainvastaisesti.

Silloin kun tietojasi käsitellään lakisääteisten velvollisuuksien tai oikeusvaateiden vuoksi tai tilastotarkoituksiin, emme välttämättä voi poistaa tietojasi, vaikka pyytäisit sitä.

OMIEN TIETOJEN KÄSITTELYN RAJOITTAMINEN

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista esimerkiksi sillä aikaa, kun selvitämme tietojen oikeellisuutta tai tietojen poistamista koskevaa pyyntöäsi.

Voit pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista myös tilanteessa, jossa haluat että tietosi säilytetään (esim. oikeusvaateen vuoksi) ja ne oltaisiin muussa tapauksessa poistamassa käsittelyperusteen päättymisen vuoksi.

TIETOJEN SIIRTÄMINEN JÄRJESTELMÄSTÄ TOISEEN

Silloin kuin tietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen tai tiedot on annettu meille sopimuksen yhteydessä, sinulla on oikeus saada henkilötietosi konekielisessä muodossa, jos niitä käsitellään automaattisesti.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN VASTUSTAMINEN

Silloin kun henkilötietojesi käsittely perustuu oikeutettuun etuun tai yleiseen etuun, sinulla on erityiseen henkilökohtaiseen syyhyn liittyvillä perusteilla oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä.

Emme kuitenkaan välttämättä lopeta tietojesi käsittelyä, vaikka vastustaisit sitä. Näin silloin kun tietojen käsittely on välttämätöntä tai kun kyse on oikeusvaateen hoitamisesta.

Oikeus koskee myös suoramarkkinointia. Uutiskirjeidemme ja suoramarkkinointiviestiemme vastaanottajalla on aina mahdollisuus peruuttaa tilaus tai kieltäytyä viestien vastaanottamisesta jatkossa.

OMIIN TIETOIHIN LIITTYVÄT PYYNNÖT:

Voit osoittaa omiin tietoihisi liittyvät pyynnöt meille:

lähettämällä kirjallisen pyynnön osoitteeseen Lowell Suomi Oy, Rekisteripalvelut, PL 20, 20101 Turku – huomaathan allekirjoittaa pyyntösi omakätisellä allekirjoituksella
soittamalla asiakaspalveluumme
omat tiedot voit pyytää sähköisellä lomakkeella

Jos pyydät omia tietojasi sopimusasiakkaamme tai palvelujemme käyttäjänä, ilmoitathan pyynnössäsi myös edustamasi yrityksen tai organisaation nimen.

Pyrimme käsittelemään pyyntösi mahdollisimman pian. Jos emme jostakin syystä voi toteuttaa pyyntöäsi kuukauden kuluessa, ilmoitamme siitä.

Henkilöllisyytesi suojaamiseksi sähköiset pyynnöt varmennetaan pankkitunnuksilla ja kirjalliset pyynnöt omakätisellä allekirjoituksella. Asiakaspalvelupuheluissa varmistamme soittajan henkilöllisyyden ns. kontrollikysymyksillä.

MIHIN VOIN VALITTAA TIETOJENI KÄSITTELYSTÄ?

Sinulla on oikeus valittaa henkilötietojesi käsittelyyn liittyvistä tilanteista tietosuojaviranomaiselle. Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutettu:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Vaihde: 029 56 66700
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Lisää yhteystietoja: www.tietosuoja.fi

REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSTIEDOT

PERINTÄ, LUOTTOTIETOPALVELUT, LASKUTUSASIAKASPALVELU, TOIMITTAJAT, ASIAKKUUDET, MARKKINOINTI JA REKRYTOINTI

Perinnän ja luottotietopalvelujen, laskutuksen asiakaspalvelun sekä toimittajahallinnan, asiakkuuksien, markkinoinnin ja rekrytoinnin osalta rekisterinpitäjänä on Lowell Suomi Oy (y-tunnus 0140351-4). Toimittajahallinnan osalta rekisterinpitäjänä on myös Lowell Nordics Oy (y-tunnus 2788135-4)

Yhteystiedot

Voit ottaa yhteyttä kaikkiin Lowellin yhtiöihin eli rekisterinpitäjiin:

Vaihde: 010 270 000
Käyntiosoite: Joukahaisenkatu 6, 20520 Turku
Postiosoite: PL 20, 20101 TURKU
Lisää yhteystietoja

TIETOSUOJAVASTAAVA JA YHTEYSTIEDOT

Lowell Suomi Oy on nimittänyt tietosuojavastaavan, jolle voit lähettää henkilötietojen käsittelyä ja tietosuoja-asioita koskevia yhteydenottoja.

Tavoitat tietosuojavastaavamme sähköpostitse osoitteesta: tietosuojavastaava@lowell.com