Herätyskellon soitosta kestää työpaikalle siirtymiseen monella vain muutama minuutti. Koronapandemian myötä yhä useamman työpiste löytyy toimiston sijaan kotoa, ja niin sekä aamuihin että iltapäivään on vapautunut aikaa.

Koronapandemian myötä alkanut laaja-alainen etätyö on ravistellut työn tekemisen tapoja muutenkin. Tähän mennessä saadun tutkimustiedon valossa näyttää siltä, että joissain tapauksissa etätyöllä on positiivisia vaikutuksia työntekijään ja tämän organisaatioon, mutta yhtä lailla etätyö voi heikentää tuottavuutta, tiivistää Etlan tutkija Natalia Kuosmanen.

– Työntekijän tuottavuuden kannalta olennaista on etätyön määrä. Jokaisella työntekijällä on oma kääntöpiste, jossa tuottavuus saavuttaa huippunsa. Jos etätyö kasvaa sitä suuremmaksi, tuottavuus laskee.

Lisäksi sillä on merkitystä, miten joustavaksi etätyö on tehty. Jos mahdollista, työnantaja voi auttaa työntekijöitä löytämään itselleen sopivimman etätyön määrän.

Tutkimustyössään Kuosmanen on keskittynyt muun muassa yritysten tuottavuuteen ja uudistumiseen. Hän korostaa, että koronapandemian aikaisesta etätyöstä on vasta vähän ja melko hajanaista tutkimustietoa. Esimerkiksi OECD, eli Taloudellisen yhteistyön ja kehityksen järjestö, on julkaissut tutkimuksia aiheesta. Tutkimukset ovat pääasiassa kyselytutkimuksia, eli ne tarjoavat tietoa työntekijöiden omasta kokemuksesta.

Kuosmanen kertoo, että erityisesti naiset, iältään vanhemmat ja korkean tulotason työntekijät ovat kokeneet tehokkuutensa parantuneen etätyössä. Joidenkin tutkimusten mukaan osa-aikaisten työntekijöiden tyytyväisyys omaan työhön on noussut etätöissä, mikä on helpottanut itsensä johtamista ja nostanut siten tuottavuutta.

Koska etätyön tiedetään johtavan helposti piiloylitöihin, johdon tulisi tutkija Natalia Kuosmasen mukaan korostaa henkilöstölle työn ja vapaa-ajan erottamisen tärkeyttä.

Kotitoimiston rauha sopii itsenäiselle työntekijälle
Työ saattaa etänä tehostua monista eri syistä: Jos arkielämä soljuu mutkattomasti, kun siirtymiset työpaikalle jäävät pois, moni kokee työn aiempaa miellyttävämpänä ja suoriutuu siksi tehokkaammin. Kotona työskennellessä ympäristö voi olla toimistoa rauhallisempi ja keskeytyksiä on vähemmän.

Kuosmasen mukaan työntekijän tehokkuuteen vaikuttavat työntekijän persoona ja osaaminen: esimerkiksi se, millaiset IT-taidot työntekijällä on, miten hän johtaa itseään ja miten itsenäinen hänen työotteensa on. Itseohjautuvalla ja tietokonetta sujuvasti käyttävällä työntekijällä teho voi hyvinkin nousta.

Positiivisia vaikutuksia on myös sillä, jos yrityksen johtamisen tavat ovat etänäkin toimivia ja organisaatiossa osoitetaan luottamusta työntekijöihin. Osa työtehtävistä taas sujuu tutkitusti etätöissä tehokkaammin kuin toiset. Luovissa työtehtävissä tehokkuus paranee, mutta rutiininomaisissa ja toistuvissa tehtävissä laskee.

Etätyö ei ainoastaan muuta työntekijän suhdetta työhön, vaan laajamittaisena se muuttaa elämää ja yhteiskuntaa.

– Isossa mittakaavassa etätyö voi vaikuttaa työntekijöiden tyytyväisyyteen myös vähentämällä liikenneruuhkia ja pienhiukkaspäästöjä sekä laskemalla asuntojen hintoja erityisesti tiheään asutuissa kaupungeissa, Kuosmanen sanoo.

Yksinäisyys, piiloylityöt ja vähäinen kommunikointi jarruttavat
Ainoastaan ruusuista etätyö ei ole, kuten moni on käytännössä todennut. Sähköpostisuma ja jatkuvat etäpalaverit voivat haastaa keskittymistä. Jos kotona on pieniä lapsia, keskittyminen on ajoittain mahdotonta. Osalla työtehtävien tekeminen valuu helposti ylityön puolelle. Mediassa puhutaan jopa hidden overtime pandemic -ilmiöstä, eli piiloon jäävien ylitöiden pandemiasta.

Kuosmasen mukaan yrityksille haitallista voi olla informaation jumittuminen. Henkilökohtaisten kohtaamisten puute estää tietoa siirtymästä työntekijältä toiselle, ja tärkeä tieto jää johdolta kuulematta. Tutkimuksista tiedetään, että kasvokkain kommunikointi on tehokkaampaa kuin kohtaaminen puhelimessa tai sähköpostitse. Liiketoimintaa voi haitata, jos viestintä sidosryhmien suuntaan vähenee etäelämään siirtymisen myötä.

– Yrityksen etu ei ole ainakaan se, jos työntekijöiden työkyky ja työhyvinvointi laskee yksinäisyyden, piiloylitöiden ja työn ja vapaa-ajan sekoittumisen vuoksi, Kuosmanen sanoo.

Osa yrityksistä on hyötynyt etätöistä
Koronapandemia on ollut monelle yritykselle muutoksen paikka. Osa on kaatunut, osa saanut uutta vauhtia liiketoimintaan tuotteita tai palveluita kehittämällä. Vaikka monissa yrityksissä kipuillaan etätyön käytännönjärjestelyjen ja etäisyyden heikentämän yhteisöllisyyden kanssa, osa on nimenomaan hyötynyt etätyöstä.

– OECD:n tutkimusten mukaan etätyö voi parantaa yrityksen suoriutumista kahdella tavalla: joko yrityksen tehokkuus on parantunut, koska työntekijät ovat olleet etätöissä tehokkaampia, tai sitten yritys on saanut aikaan säästöjä, joita on käytetty innovaatioihin ja uudelleenjärjestelyihin, Kuosmanen sanoo.

Säästöjä on syntynyt etenkin yrityksille, jotka ovat voineet vähentää laitteita ja toimistotiloja. Osa yrityksistä on säästänyt palkkaamalla uutta työvoimaa alhaisemman tulotason maista – etätyössä työntekijä voi olla yhtä hyvin kahden tai kahden tuhannen kilometrin päässä.

Yritysten tuottavuudesta etätyöaikana tehdään parhaillaan runsaasti tutkimusta, joten entistä tarkempaa dataa saadaan piakkoin.

Avaimet parempaan tehokkuuteen etäaikana
Mihin asioihin yrityksessä tulisi kiinnittää huomiota, jos tavoite on parantaa etätöitä tekevän henkilöstön tuottavuutta? Ensimmäisenä Kuosmanen nostaa esiin johtamisen.

– Esihenkilön yhteydenpito työntekijään on tärkeää, mutta vain tiedonjakamisen näkökulmasta. Tarkoitus ei ole vahtia työntekijän aikatauluja.

Koska etätyön tiedetään johtavan helposti piiloylitöihin, johdon tulisi Kuosmasen mukaan viestiä henkilöstölle työn ja vapaa-ajan erottamisen tärkeydestä. Koneelta on lupa kirjautua ulos, kun päivä päättyy.

Henkilöstöhallinnon rooli on etätyöajassa suuri. HR-käytäntöjen saatavuus voi parantaa työntekijän tehokkuutta ja siten koko yrityksen suoriutumista. Kuosmanen uskoo, että henkilöstön hyvinvointiin ja parempaan johtamiseen satsaaminen kannattaa, mutta tärkeitä ovat myös toimivat tietoliikennejärjestelmät.

– Jos on mahdollista investoida, hyviä kohteita ovat esimerkiksi parempi tietoliikennejärjestelmä ja henkilöstön kouluttaminen.